Team building: ce poate repara o zi cu echipa și ce nu

Să zicem că ai o firmă de 35 de oameni. Vineri seara, după două zile la munte, toată lumea e bine dispusă. S-au făcut poze. S-a râs mult. Cineva spune în autocar: „Trebuie să facem asta mai des.”

Luni dimineață, prima ședință.

Oferta pentru clientul mare a întârziat. Iar. „Cine trebuia s-o trimită?” Liniște. Vânzările credeau că o face tehnicul. Tehnicul aștepta prețurile de la achiziții. Achizițiile nu știau că e urgentă.

Oamenii se plac mai mult decât vineri trecută. Oferta tot n-a plecat.

Asta nu înseamnă că weekendul a fost degeaba. Înseamnă că a rezolvat altă problemă decât cea care îi costa bani.

La ce folosește, de fapt, un team building?

La multe lucruri bune, și merită spuse cinstit.

• Oamenii se cunosc altfel. Colegul de la contabilitate devine un om, nu doar cel care îți întoarce deconturile.
• Apar conversații care la birou nu au loc. Între departamente, între niveluri, între oameni care altfel doar își scriu emailuri.
• Oamenii noi se integrează mai repede. O zi împreună scurtează câteva luni de politețe distantă.
• Echipa primește un semnal. Firma a investit timp și bani în ea. Mesajul contează.
• Se exersează colaborarea într-un cadru în care greșeala nu costă nimic.

Toate astea sunt reale. O echipă în care oamenii se cunosc și au încredere unii în alții lucrează mai ușor. Problema apare doar când i se cere unui eveniment să facă altceva decât poate face.

De ce nu repară un team building o echipă dezorganizată?

Pentru că lucrează pe relații, iar problema e, de cele mai multe ori, de organizare.

Organizarea nu înseamnă organigramă. Înseamnă ca fiecare om să aibă răspuns clar la câteva întrebări: Cine face? Cine decide? Cine răspunde? Până când? Cum măsurăm?

În exemplul de mai sus, nimeni nu era supărat pe nimeni. Oamenii nu aveau o problemă de încredere. Aveau o problemă de responsabilitate: o sarcină care trecea prin trei departamente și nu era a nimănui.

Un weekend la munte nu scrie cine răspunde de ofertă. Nu stabilește un termen. Nu pune un indicator pe tablă. Poate face oamenii mai dispuși să rezolve problema împreună, dar nu o rezolvă în locul lor.

Așa că, după eveniment, tensiunea scade o vreme. Apoi următoarea ofertă întârzie. Tensiunea urcă la loc, și cineva propune alt team building. Dacă rezolvi efectul, problema revine. Trebuie să ajungi la cauză.

Diferența, pe scurt:

Ce poate face un team building	Ce nu poate face singur
Să apropie oamenii	Să stabilească cine decide
Să deschidă conversații între departamente	Să clarifice cine răspunde de rezultat
Să crească încrederea	Să pună termene și indicatori
Să integreze oamenii noi	Să schimbe felul în care conduce managerul
Să dea energie pentru o perioadă	Să mențină energia fără un sistem în spate

Cum îți dai seama dacă problema echipei e de relații sau de organizare?

Pune-ți câteva întrebări, cu răspunsuri sincere:

1. Dacă întrebi separat trei oameni din echipă care e prioritatea lunii, răspund la fel?
2. Când un rezultat nu iese, se poate spune repede cine răspundea de el?
3. Sarcinile se blochează între departamente sau în interiorul lor?
4. Conflictele sunt despre oameni („nu-l suport”) sau despre muncă („mi-a dat datele târziu”)?
5. Oamenii se înțeleg bine la o cafea, dar se ceartă în ședințe?

Dacă la primele trei ai răspunsuri vagi, problema e de organizare. Un eveniment o poate face mai suportabilă, dar nu o face să dispară.

Dacă, în schimb, oamenii știu clar ce au de făcut, dar nu se cunosc, nu comunică între departamente sau sunt mulți noi, atunci un team building e exact instrumentul potrivit.

Și mai e un caz. Dacă tensiunea dintre doi oameni-cheie a trecut deja de discuție și fiecare decizie se blochează, nu e o problemă de team building și nici de training. Atunci e nevoie de un om din afară care să conducă conversația, adică de mediere pentru conflicte în afaceri.

Când merită un team building?

Merită când e pus în locul potrivit dintr-un proces, nu în locul procesului. Câteva situații în care are sens:

• echipa s-a mărit mult și oamenii noi nu își cunosc încă colegii;
• două echipe au fost unite și trebuie să lucreze împreună;
• oamenii lucrează la distanță și se văd rar;
• echipa a trecut printr-o perioadă foarte intensă și a livrat;
• ați clarificat deja rolurile și vreți să exersați noul mod de lucru împreună.

Ultimul punct e cel mai des ignorat. Un team building făcut după ce s-au clarificat rolurile are cu totul alt efect decât unul făcut în loc de clarificare. În primul caz, oamenii pleacă acasă cu o experiență care susține ceva real. În al doilea, pleacă acasă cu o amintire frumoasă și se întorc la aceeași confuzie.

Ce pregătești înainte, ca evenimentul să lucreze pentru echipă?

Cea mai mare parte a efectului se decide înainte să plece autocarul.

Firma care organizează evenimentul știe să facă activitățile să funcționeze. Nu are cum să știe, dacă nu îi spui, ce se întâmplă în echipa ta de luni până vineri. Informația asta o ai doar tu.

Imaginează-ți două firme care cumpără exact același pachet. Prima spune: „Vrem ceva distractiv, să se relaxeze oamenii.” A doua spune: „Avem doi oameni noi în vânzări și o relație tensionată între vânzări și logistică. Vrem ca oamenii ăștia să lucreze împreună la ceva.” Aceeași zi, două rezultate complet diferite.

Înainte de eveniment, răspunde în scris la trei întrebări:

• Ce vrem să fie diferit în echipă peste o lună?
• Între ce oameni sau departamente avem cea mai mare nevoie de apropiere?
• Cine se ocupă, după eveniment, de ce iese la suprafață?

Dacă nu poți răspunde la prima, probabil nu știi încă ce problemă vrei să rezolvi. Și merită aflat înainte să plătești avansul.

Ce faci luni dimineață, după eveniment?

Aici se decide dacă weekendul a fost o investiție sau doar o cheltuială.

Să zicem că la team building a ieșit la suprafață, între două jocuri, că vânzările și operațiunile nu vorbesc între ele. E o informație prețioasă. Dacă nu faci nimic cu ea luni, se pierde.

Câțiva pași simpli:

1. Notează ce a ieșit la suprafață. Nu impresiile generale. Problemele concrete, cu numele departamentelor implicate.
2. Alege una sau două. Nu zece. Două pe care echipa le poate duce.
3. Dă-le un proprietar și un termen. Un nume, nu „toată lumea”.
4. Revino peste o lună. Ce s-a schimbat? Ce nu? De ce?

Am construit și am coordonat echipe de peste 30 de oameni. O echipă nu se ține împreună de la un eveniment la altul. Se ține de la o săptămână la alta, prin felul în care se iau deciziile și se urmăresc rezultatele.

Despre ce înseamnă asta în munca de zi cu zi am scris separat, în articolul despre lucrul în echipă. Iar dacă echipa ta e deja în haos, vezi și cum transformi o echipă dezorganizată într-o echipă performantă.

Cum lucrez pe asta

Pe pagina pentru companii am scris deschis că nu ne potrivim dacă îți trebuie un speaker pentru un eveniment de o zi. Ne potrivim dacă poți aloca echipei timp real, nu doar o zi de team-building.

Când lucrez cu o echipă, nu încep cu o activitate, ci cu un diagnostic: discut separat cu tine și cu oamenii-cheie, ca să aflu unde se rupe lucrul de fapt, nu unde se pare că se rupe. Apoi alegem una sau două schimbări pe care echipa le poate duce și le lucrăm în sesiuni cu echipa, pe situații reale din săptămâna respectivă.

Înainte de următorul eveniment, poți verifica unde e blocajul real: diagnosticul de opt întrebări îți arată dimensiunea cea mai slabă a echipei. Dacă e claritatea, o zi în natură n-o rezolvă.

O zi bună cu echipa e un cadou. O săptămână bine organizată e un sistem. Ai nevoie de amândouă, dar numai una dintre ele se repetă singură.