Ce înseamnă manager: omul care dă răspuns la întrebările firmei

Pe ușă scrie „manager”. Pe cartea de vizită, la fel. În organigramă, omul are o căsuță deasupra altor căsuțe.

Și totuși, când apare o problemă, toată lumea se uită tot la tine.

Titlul nu face un manager. Nici salariul mai mare, nici biroul separat. Un om devine manager în ziua în care începe să dea răspunsuri la întrebări pe care, până atunci, le rezolvai tu. Sau nu le rezolva nimeni.

Ce face, concret, un manager?

Majoritatea antreprenorilor se blochează în structură. Iar organizarea nu înseamnă organigramă. Înseamnă să existe răspunsuri clare la câteva întrebări aparent simple:

1. Cine face?
2. Cine decide?
3. Cine răspunde?
4. Până când?
5. Cum măsurăm?
6. Ce se întâmplă când obiectivul nu este atins?

Managerul este omul care dă răspuns la întrebările astea pentru zona lui. Nu o dată, la înființare. În fiecare săptămână, pentru fiecare obiectiv, pe măsură ce lucrurile se schimbă.

Dacă întrebările rămân fără răspuns, munca nu dispare. Se face oricum. Doar că se face de doi oameni deodată, sau de niciunul, sau de cine a strigat mai tare. Și la final nimeni nu răspunde, pentru că nimeni nu a fost desemnat.

Manualele de management descriu aceleași lucruri în alți termeni. Henri Fayol, inginerul francez care a scris la începutul secolului XX una dintre primele teorii ale administrației, vorbea despre a prevedea, a organiza, a comanda, a coordona și a controla. Manualele de azi spun, de obicei, planificare, organizare, conducere și control. Denumirile diferă. Munca este aceeași:

Întrebarea	Ce face managerul	Semnul că lipsește
Cine face?	Împarte munca pe nume, nu pe „echipă”	Aceeași sarcină e făcută de doi oameni sau de niciunul
Cine decide?	Stabilește ce hotărăște fiecare singur și de la ce prag urcă decizia	Totul ajunge la patron
Cine răspunde?	Leagă fiecare rezultat de un om	După o greșeală, toată lumea explică, nimeni nu răspunde
Până când?	Pune termene cu dată, nu „cât mai repede”	Lucrurile importante stau pe lista de „când apucăm”
Cum măsurăm?	Alege câțiva indicatori și îi urmărește la ritm fix	Ședințele sunt despre impresii
Ce se întâmplă când nu iese?	Stabilește dinainte ce urmează: analiză, corecție, consecință	Ratarea obiectivului nu schimbă nimic

Care este diferența dintre lider și manager?

Discuția „lider vs manager” e veche și, de multe ori, prost pusă. Sună ca și cum ar trebui să alegi una dintre ele.

O distincție utilă a propus John Kotter, profesor la Harvard: managementul se ocupă de complexitate, leadershipul se ocupă de schimbare. Managementul aduce ordine, predictibilitate, bugete, procese. Leadershipul aduce direcție și îi face pe oameni să vrea să meargă acolo.

Pe scurt, în pereche:

• Managerul întreabă „cum facem?”. Liderul întreabă „de ce și încotro?”.
• Managerul organizează resursele. Liderul câștigă oamenii.
• Managerul măsoară. Liderul dă sens cifrelor.
• Managerul ține sistemul în funcțiune. Liderul îl schimbă atunci când nu mai e bun.

Într-o firmă de 20, 50 sau 100 de oameni, cele două roluri stau aproape întotdeauna în același om. Un manager fără leadership obține conformare: oamenii fac exact cât li se cere. Un lider fără management obține entuziasm: toată lumea pleacă în forță, dar fiecare în altă direcție.

Despre partea de influență, direcție și oameni am scris separat, în articolul despre ce înseamnă leadership. Aici rămânem la partea care se vede mai puțin și care, de multe ori, lipsește: organizarea.

De ce ai manageri care nu conduc?

Pentru că, de obicei, i-ai promovat pentru altceva.

Să zicem că ai o firmă de distribuție și cel mai bun om din depozit devine șef de depozit. Știe fiecare raft. E rapid, e corect, oamenii îl respectă. După trei luni, depozitul merge la fel. Doar că el e mai obosit.

De ce? Pentru că a continuat să facă ce știa: descarcă, verifică, rezolvă personal fiecare comandă întârziată. Nimeni nu i-a spus că meseria lui s-a schimbat. Nimeni nu i-a dat dreptul să decidă. Nimeni nu i-a spus după ce cifră va fi judecat.

Un om poate fi un specialist excelent și un manager foarte slab. Nu pentru că nu e capabil. Pentru că sunt două meserii diferite. Specialistul produce rezultatul cu mâinile lui. Managerul produce rezultatul prin alții.

Iar aici e și partea ta. Dacă numești un manager, dar păstrezi pentru tine toate deciziile, n-ai numit un manager. Ai numit un mesager. Despre cum predai și decizia, nu doar munca, am scris în articolul despre delegarea care nu se mai întoarce la tine.

După ce judeci un manager?

După rezultatele zonei lui. Nu după cât de ocupat pare.

În business putem avea foarte multe păreri. Cifrele ne obligă să revenim la realitate.

Un manager bun știe, în orice zi, câteva lucruri despre zona lui. Ce obiectiv are luna asta? Unde este față de el? Ce oameni trag, ce oameni rămân în urmă? Ce s-a blocat săptămâna trecută și de ce? Ce decizie îl așteaptă?

Dacă managerul tău răspunde la toate cu „trebuie să mă uit”, problema nu e de muncă. E de sistem. Nu are indicatorii în față, deci conduce pe senzație.

Câteva întrebări pe care le poți pune oricărui manager din firmă, fără pregătire:

• Care sunt cele trei cifre după care îți judeci echipa?
• Ce ai decis singur săptămâna asta, fără să întrebi pe nimeni?
• Pe cine pregătești să preia o parte din ce faci tu acum?
• Ce problemă ai rezolvat de două ori în ultima lună?

Ultima spune cel mai mult. O problemă rezolvată de două ori e o problemă de proces, nu de ghinion.

Ce greșesc cel mai des managerii noi?

Aproape mereu aceleași lucruri. Și aproape niciunul nu ține de inteligență.

1. Continuă să execute. E zona în care se simt siguri, așa că se întorc acolo la prima presiune.
2. Vor să fie plăcuți. Evită discuția incomodă cu omul care nu livrează, până când o evită toată echipa.
3. Controlează tot. Verifică fiecare detaliu, pentru că nu au stabilit ce rezultat așteaptă. Asta are un nume: micromanagement.
4. Dau sarcini fără rezultat. „Ocupă-te de asta” nu este un obiectiv. Nu are cifră, nu are termen.
5. Nu au ritm. Discută cu oamenii când apare o problemă, nu la intervale fixe. Așa că discuțiile sunt mereu despre probleme.

Toate se pot corecta. Cu o condiție: să existe cineva care îi spune noului manager că meseria lui s-a schimbat și ce înseamnă, concret, noua meserie.

Are nevoie o firmă mică de manageri?

Are nevoie de răspunsurile pe care le dă un manager. Titlul poate veni mai târziu.

La cinci oameni, antreprenorul e managerul tuturor. Merge. La 15 începe să scârțâie. La 30, dacă toate întrebările de mai sus se întorc tot la el, firma crește doar cât are el ore în zi.

Momentul potrivit pentru primul manager nu îl dă numărul de angajați. Îl dă o întrebare: câte decizii pe zi așteaptă după tine? Dacă răspunsul te sperie, ai întârziat deja.

Cum lucrez pe asta

Cu managerii lucrez în programele pentru companii. Lucrez pe metodologia de leadership John Maxwell, adaptată la firme românești de 20–200 de oameni, și încep cu un diagnostic, discutând separat cu tine și cu oamenii-cheie. Un test simplu îl poți face și singur: pune cele șase întrebări de mai sus, separat, câtorva oameni-cheie. Dacă primești răspunsuri diferite, de acolo pornim. Pașii sunt descriși pe pagină, de la primul diagnostic până la măsurarea de la final.

Un test rapid pentru managerii tăi e diagnosticul de opt întrebări: patru dimensiuni, câte două întrebări fiecare. Contează nu scorul total, ci dimensiunea cea mai slabă.

Iar dacă vrei să începi azi: ia cele șase întrebări de mai sus și răspunde la ele pentru un singur obiectiv al firmei. În scris. Unde nu ai răspuns, acolo îți lipsește un manager. Chiar dacă pe ușă scrie altceva.