Matricea Eisenhower: urgent sau important în firma ta

Ce ai făcut ieri între nouă și douăsprezece?

Nu ce ți-ai propus. Ce ai făcut.

Un telefon de la un client. O factură de semnat. Un om care a întrebat ceva ce știa deja. O ședință care trebuia să dureze un sfert de oră. Încă un telefon.

La prânz ai fost ocupat trei ore. Întrebarea e câte minute din ele au mișcat firma înainte.

Agenda plină și firma care avansează nu sunt același lucru.

De unde vine matricea Eisenhower?

Ideea de bază e legată de Dwight D. Eisenhower, general american și apoi președinte al Statelor Unite. Într-un discurs din 1954, Eisenhower a citat vorbele unui fost rector de universitate: „Am două feluri de probleme, urgente și importante. Cele urgente nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente.” Deci nici el nu și-a asumat ideea. A pus-o pe seama altcuiva.

Forma în patru cadrane a devenit cunoscută mai ales prin Stephen Covey, care a folosit-o în cartea „The 7 Habits of Highly Effective People”, apărută în 1989. Numele lui Eisenhower s-a lipit apoi de instrument și așa a rămas.

Nu e o teorie complicată. Și tocmai de aceea e ușor de subestimat.

Care sunt cele patru cadrane?

Iei tot ce ai de făcut și pui fiecare lucru într-una din patru căsuțe. Fiecare căsuță are altă regulă:

Cadran	Ce faci	Cum arată într-o firmă
1. Urgent și important	Faci acum, tu	Un client mare care amenință că pleacă. O livrare blocată. Banii de salarii pentru vineri.
2. Important, dar nu urgent	Planifici, cu dată în calendar	Omul pe care trebuie să-l angajezi peste trei luni. Procedura de ofertare. Planul pe trimestru. Discuția cu managerul care nu merge.
3. Urgent, dar nu important	Delegi	Aprobări mici. Telefoane care pot fi preluate de altcineva. Rapoarte cerute „pe ieri”.
4. Nici urgent, nici important	Elimini	Ședințe fără decizie. Rapoarte pe care nu le citește nimeni. Notificări, grupuri, discuții de coridor.

Covey insista pe cadranul doi. Acolo stau lucrurile care construiesc o firmă: oameni, sisteme, clienți, direcție. Nimeni nu te sună să ți le ceară. De aceea rămân nefăcute.

De ce trăiește antreprenorul în cadranul urgențelor?

Timpul unui antreprenor este cea mai valoroasă resursă din companie. Și totuși, zi după zi, apar sarcini care cer atenție imediată și ocupă locul deciziilor care dezvoltă firma.

Urgentul are mereu pe cineva care strigă. Un client, un furnizor, un angajat, un termen. Importantul nu are avocat. Stă liniștit pe listă și așteaptă o zi mai liberă, care nu vine.

Mulți antreprenori nu duc lipsă de idei. De multe ori nici de strategie. Se rupe la ritm. Pornesc ceva, apare o urgență, abandonează. Pornesc altceva. După un trimestru au zece inițiative începute și prea puține duse la capăt.

Mai e ceva, mai incomod. Multe urgențe de azi sunt factura pentru ceva important amânat ieri. Pune-ți câteva întrebări despre ultima ta criză:

• Clientul care vrea să plece: de când nu l-a mai sunat nimeni doar ca să întrebe cum merge?
• Omul-cheie care și-a dat demisia: când ați vorbit ultima dată despre ce vrea el?
• Cash-flow-ul strâns: cine urmărea încasările, săptămânal, cu cifre?
• Comanda livrată greșit: exista o procedură scrisă sau totul era „în capul” unui singur om?

Dacă la majoritatea răspunsul e „se putea vedea de acum o lună”, nu ai o problemă cu urgențele. Ai o problemă cu cadranul doi.

Care e diferența dintre urgent și important?

Urgent spune când. Important spune cât contează.

Un lucru e urgent când are un termen apropiat sau pe cineva care așteaptă după el. Un lucru e important când mișcă obiectivele firmei: vânzări, marjă, oameni, clienți, capacitatea firmei de a merge fără tine.

Aici e capcana. Dacă nu ai obiective clare, totul pare important. Și atunci câștigă ce e mai zgomotos. Un obiectiv scris, cu cifră și termen, e filtrul prin care treci fiecare sarcină. Despre cum arată un astfel de obiectiv am scris în articolul despre planul din capul tău și obiectivele SMART.

Trei întrebări care te ajută să alegi:

1. Dacă nu fac asta azi, ce se întâmplă peste o lună? Dar peste un an?
2. Cine a hotărât că e urgent? Eu, clientul sau cineva care nu și-a planificat munca?
3. Sunt eu singurul om din firmă care poate face asta?

Cum aplici matricea Eisenhower în firma ta?

Nu pe o foaie cu intenții. Pe ce ai făcut de fapt.

1. Scrie tot ce ai făcut într-o săptămână. Fără să cosmetizezi. Telefoanele, aprobările, ședințele, drumurile.
2. Pune fiecare activitate într-un cadran. Cinstit, nu cum ți-ar plăcea să fie.
3. Cadranul patru: taie. Anunță că nu mai participi, nu mai citești, nu mai primești.
4. Cadranul trei: pune un nume lângă fiecare rând. Cine din echipă preia? Aici începe delegarea, și ea are regulile ei: predai și decizia, nu doar munca.
5. Cadranul doi: blochează ore fixe în calendar. Tratează-le ca pe o întâlnire cu cel mai important client. Nu le muți pentru un telefon.
6. Cadranul unu: după o lună, întreabă de unde a venit fiecare urgență. Cele care se repetă au o cauză. Cauza stă, de obicei, în cadranul doi.

Să zicem că ai o firmă de 15 oameni și îți faci exercițiul ăsta. Probabil vei descoperi că o parte bună din săptămână stă în cadranul trei: lucruri urgente pentru alții, pe care le faci tu din obișnuință. Fiecare oră mutată de acolo în cadranul doi e o oră investită în firmă, nu cheltuită pe ea.

Ritmul contează mai mult decât prima foaie. O dată pe săptămână, de exemplu vineri după-amiază, îți iei douăzeci de minute. Te uiți la ce a fost, pui în cadrane ce urmează și alegi două-trei lucruri din cadranul doi care primesc loc fix în calendarul săptămânii următoare. Nu ai nevoie de o aplicație. O foaie împărțită în patru ajunge. Ce contează e să o faci și săptămâna viitoare, și cea de după.

Unde greșesc oamenii cu matricea Eisenhower?

Instrumentul e simplu. Greșelile sunt tot simple, dar se repetă:

• Totul ajunge în cadranul unu. Dacă totul e urgent și important, n-ai prioritizat. Ai doar etichetat panica.
• Cadranul trei e delegat pe jumătate. Omul face munca, dar vine la tine pentru fiecare alegere. Urgența s-a mutat, tu ai rămas în ea.
• Se face o dată și se uită. Matricea nu e o analiză. E un obicei săptămânal.
• Se aplică doar la tine. Urgența ta devine, prin ricoșeu, cadranul trei al echipei. Un șef care cere totul „acum” își mută haosul un etaj mai jos.

Nu mai confunda haosul cu activitatea. Când vine furtuna în piață, norocul este primul care te părăsește. Sistemul este singurul care te salvează. Matricea Eisenhower e un sistem mic. Dar e unul pe care îl poți începe mâine dimineață.

Cum lucrez pe asta

Prioritizarea sarcinilor e una dintre temele pe care le lucrăm în SB Momentum: douăsprezece săptămâni de coaching, câte 90 de minute, online sau față în față. Prima etapă, „Claritate și direcție”, are un modul despre focus și sistemul de decizie și unul despre pierderile invizibile. A doua mapează obiectivele pe săptămâni și pe KPI. După cele douăsprezece săptămâni urmează un mastermind în grup mic, de 6–10 oameni. Totul începe cu o sesiune gratuită de 30 de minute, unu la unu.

Poți vedea în două minute cât din săptămâna ta e luat de urgențe. Diagnosticul de opt întrebări are patru dimensiuni, iar una dintre ele, „Timpul tău”, e matricea Eisenhower pusă în două întrebări: cât din săptămână se duce pe lucruri care nu cereau prezența ta și cât de des amâni munca importantă pentru că a apărut ceva urgent.

Urgentul își face singur loc în agendă. Importantul intră doar dacă îi faci tu loc.